Protection des renseignements personnels Législation sur la protection de la vie privée dans le secteur privé


Politique de protection des informations personnelles

Unicon Concrete Specialties Ltd.

 

Politique de protection des informations personnelles

Chez Unicon Concrete Specialties Ltd, nous nous engageons à fournir à nos clients un service exceptionnel. Comme la fourniture de ce service implique la collecte, l'utilisation et la divulgation de certaines informations personnelles sur nos clients, la protection de leurs informations personnelles est l'une de nos plus grandes priorités.

Bien que nous ayons toujours respecté la vie privée de nos clients et protégé leurs informations personnelles, nous avons renforcé notre engagement en matière de protection des informations personnelles grâce à la loi sur la protection des informations personnelles (PIPA) de l'Alberta.

Nous informerons nos clients des raisons et des modalités de la collecte, de l'utilisation et de la communication de leurs informations personnelles, obtiendrons leur consentement si nécessaire et ne traiterons leurs informations personnelles que de la manière qu'une personne raisonnable estimerait appropriée dans les circonstances.

Cette politique de protection des informations personnelles, en conformité avec la PIPA, décrit les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les informations personnelles de nos clients et des clients eux-mêmes. Notre engagement en matière de protection de la vie privée consiste notamment à garantir l'exactitude, la confidentialité et la sécurité des informations personnelles de nos clients et à permettre à ces derniers de demander l'accès à leurs informations personnelles et leur correction.

Définitions

Informations personnelles - désigne les informations concernant une personne identifiable, notamment son nom, son âge, son adresse et son numéro de téléphone à domicile, ainsi que ses informations bancaires. Les informations personnelles ne comprennent pas les coordonnées (décrites ci-dessous).

Coordonnées - informations permettant de contacter une personne sur un lieu d'activité et comprenant le nom, le nom ou le titre du poste, le numéro de téléphone professionnel, l'adresse professionnelle, le courriel professionnel ou le numéro de télécopie professionnel. Les coordonnées ne sont pas couvertes par cette politique ou par la PIPA.

Responsable de la protection de la vie privée - désigne la personne désignée pour veiller à ce que Unicon Concrete Specialties se conforme à cette politique et à la PIPA.

 

Politique 1 - Collecte de renseignements personnels


1.1 À moins que les fins de la collecte des renseignements personnels ne soient évidentes et que le client ne fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, verbalement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.

 

1.2 Nous ne collectons que les informations sur les clients qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs suivants :

- Pour vérifier l'identité ;

- Pour vérifier la solvabilité ;

- Pour identifier les préférences des clients ;

- Pour ouvrir et gérer un compte ;

- Pour fournir les produits et services demandés ;

- Assurer un niveau de service élevé à nos clients ;

- Pour répondre aux exigences réglementaires ;

Politique 2 - Consentement


2.1 Nous obtiendrons le consentement du client pour collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles (sauf si, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).


2.2 Le consentement peut être donné oralement, par écrit, par voie électronique ou par l'intermédiaire d'un représentant autorisé, ou il peut être implicite lorsque la finalité de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des informations personnelles est considérée comme évidente et que le client fournit volontairement des informations personnelles à cette fin.

 

2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu'un client est averti et qu'il a une possibilité raisonnable de refuser que ses informations personnelles soient utilisées pour des envois postaux, la commercialisation de nouveaux services ou produits, et que le client ne refuse pas.

 

2.4 Sous réserve de certaines exceptions (par exemple, les informations personnelles sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement empêcherait l'exécution d'une obligation légale), les clients peuvent refuser ou retirer leur consentement à ce que Unicon Concrete Specialties utilise leurs informations personnelles de certaines manières. La décision d'un client de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations de ses informations personnelles peut restreindre notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Si tel est le cas, nous expliquerons la situation pour aider le client à prendre sa décision.

 

2.5 Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles à l'insu du client ou sans son consentement dans les circonstances limitées suivantes :

-Lorsque la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles est autorisée ou requise par la loi ;

-En cas d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité personnelle d'un individu ;

-Lorsque les informations personnelles sont disponibles auprès d'une source publique (par exemple, un annuaire téléphonique) ;

-Lorsque nous avons besoin de l'avis d'un avocat ;

-aux fins de recouvrement d'une dette ;

-Pour nous protéger contre la fraude ;

-pour enquêter sur une violation anticipée d'un accord ou une infraction à la loi

Politique 3 - Utilisation et divulgation des renseignements personnels


3.1 Nous n'utiliserons ou ne divulguerons les informations personnelles des clients que lorsque cela sera nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés au moment de la collecte [ou pour un objectif raisonnablement lié à ces objectifs, tel que

-Pour mener des enquêtes auprès des clients, des consommateurs et des membres afin d'améliorer la fourniture de nos services ;
- Pour contacter directement nos [clients, consommateurs, membres] au sujet des produits et services susceptibles de les intéresser ;


3.2 Nous n'utiliserons ni ne divulguerons les informations personnelles de nos clients pour aucune autre finalité, sauf si nous obtenons le consentement de ces derniers.

 

3.3 Nous ne vendrons pas de listes de clients ou d'informations personnelles à d'autres parties.

Politique 4 - Conservation des renseignements personnels


4.1 Si nous utilisons les informations personnelles du client pour prendre une décision qui le concerne directement, nous conserverons ces informations personnelles pendant au moins un an afin que le client ait une possibilité raisonnable d'y accéder.

 

4.2 Sous réserve de la politique 4.1, nous ne conserverons les informations personnelles des clients qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou un objectif légal ou commercial.

Politique 5 - Garantir l'exactitude des renseignements personnels


5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles des clients sont exactes et complètes lorsqu'elles peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant le client ou divulguées à une autre organisation.

 

5.2 Les clients peuvent demander la correction de leurs informations personnelles afin de garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Une demande de correction d'informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction demandée.

 

5.3 S'il est démontré que les informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, nous les corrigerons comme il se doit et enverrons les informations corrigées à toute organisation à laquelle nous avons communiqué les informations personnelles l'année précédente. Si la correction n'est pas effectuée, nous noterons la demande de correction des clients dans le dossier.

Politique 6 - Protection des renseignements personnels

 

6.1 Nous nous engageons à assurer la sécurité des informations personnelles des clients afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification ou élimination non autorisés ou tout autre risque similaire.

 

6.2 Les mesures de sécurité suivantes seront appliquées pour garantir que les informations personnelles des clients sont correctement protégées :

 

-L'utilisation de classeurs verrouillés ;

-Sécuriser physiquement les bureaux où sont conservées les informations personnelles ;

-L'utilisation d'identifiants d'utilisateurs, de mots de passe, de cryptage, de pare-feu ;

-Restreindre l'accès des employés aux informations personnelles comme il convient (c'est-à-dire que seuls ceux qui ont besoin de savoir y auront accès)

 

6.3 Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles des clients, telles que le déchiquetage des documents, la suppression des informations stockées électroniquement.

 

6.4 Nous réviserons et mettrons à jour en permanence nos politiques et contrôles de sécurité en fonction de l'évolution technologique afin de garantir la sécurité permanente des informations personnelles.

Politique 7 - Accès des clients aux informations personnelles


7.1 Les clients ont le droit d'accéder à leurs informations personnelles, sous réserve d'exceptions limitées. Privilège avocat-client La divulgation révélerait des informations personnelles sur une autre personne, des préoccupations en matière de santé et de sécurité

 

7.2 Une demande d'accès à des informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles recherchées.

 

7.3 Sur demande, nous indiquerons également aux clients comment nous utilisons leurs informations personnelles et à qui elles ont été communiquées, le cas échéant.


7.4 Nous mettrons les informations demandées à disposition dans un délai de 30 jours ouvrables, ou nous fournirons une notification écrite de prolongation lorsque le délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.

 

7.5 L'accès aux informations personnelles peut faire l'objet d'une redevance minimale. Si des frais sont facturés, nous en informons le client et lui demandons de nous indiquer s'il convient ou non de donner suite à sa demande.

 

7.6 Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous en informons le client par écrit, en lui indiquant les raisons du refus et les recours dont il dispose.

Politique 8 - Questions et plaintes : Le rôle du responsable de la protection de la vie privée ou de la personne désignée


8.1 Le responsable de la protection de la vie privée est chargé de veiller à ce qu'Unicon Concrete Specialties Ltd. respecte la présente politique et la loi sur la protection des informations personnelles.


8.2 Les clients doivent adresser toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité d'Unicon Concrete Specialties par écrit au responsable de la protection de la vie privée. Si le responsable de la protection de la vie privée n'est pas en mesure de résoudre le problème, le client peut également écrire au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta.